Skip to content
HumanC logoHumanCHumanC home
Hướng dẫn chọn mua

Chọn phần mềm quản lý nhân sự: 8 tiêu chí và bộ câu hỏi nên hỏi nhà cung cấp

Demo phần mềm nào cũng đẹp. Khác biệt chỉ lộ ra ở kỳ lương thứ ba, khi dữ liệu đã nhiều và chính sách đã đổi vài lần. Đây là những thứ nên kiểm trước khi ký.

Vì sao so sánh theo danh sách tính năng thường sai

Gần như phần mềm nào cũng tích đủ ô trong bảng tính năng. Hai hệ thống cùng ghi "có tính lương" nhưng một bên tính được truy lĩnh cho kỳ đã chốt, một bên thì không — và bạn chỉ phát hiện khi cần dùng. Nên hỏi theo tình huống, đừng hỏi theo danh sách.

8 tiêu chí đáng kiểm

Mỗi tiêu chí dưới đây đều là chỗ các doanh nghiệp thường vấp sau khi đã triển khai xong.

  • Dữ liệu có thật sự chung một chỗ không — hay chấm công và lương vẫn là hai hệ thống nối bằng file xuất nhập
  • Chấm công có nhận được mọi kiểu nhân sự của bạn: máy chấm công nhà máy, GPS cho người đi thị trường, web cho văn phòng
  • Tính lương có xử lý được truy thu, truy lĩnh và điều chỉnh cho kỳ đã chốt, có lưu vết ai sửa gì
  • Bảo hiểm xã hội và thuế TNCN cấu hình theo ngày hiệu lực, để khi quy định đổi thì sửa tham số chứ không sửa từng người
  • Phân quyền theo phạm vi tổ chức, không chỉ theo chức danh — HRBP vùng chỉ thấy dữ liệu vùng đó
  • Ai đổi được quy tắc duyệt và ngưỡng phê duyệt: người quản trị nghiệp vụ, hay phải mở ticket cho nhà cung cấp
  • Chuyển dữ liệu cũ vào có nằm trong hợp đồng không, và ai chịu trách nhiệm đối soát bảng lương đầu tiên
  • Chi phí thật sau 12 tháng: phí người dùng, phí khởi tạo, phí từng phân hệ, phí hỗ trợ, phí đổi cấu hình

Bộ câu hỏi mang theo khi xem demo

Yêu cầu nhà cung cấp làm trực tiếp trên bản demo thay vì trả lời miệng. Câu trả lời "được chứ" và việc bấm ra được trước mặt bạn là hai chuyện khác nhau.

  • Cho tôi xem một nhân viên vào giữa tháng, lương tính theo tỷ lệ ngày công như thế nào
  • Một người quên chấm công ba ngày, quy trình xử lý chạy ra sao và ai duyệt
  • Tôi muốn đổi ngưỡng duyệt công tác phí từ 5 triệu lên 10 triệu, ai làm được và mất bao lâu
  • Kỳ lương tháng trước tính sai một khoản phụ cấp, hệ thống xử lý bằng cách nào
  • Cho tôi xem đúng những gì một trưởng phòng nhìn thấy, và những gì họ không được nhìn thấy

Quy mô nào nên chọn gì

Dưới 30 người thường chỉ cần chấm công, tính lương và phê duyệt — mua trọn bộ lúc này là trả tiền cho phần chưa dùng. Từ khoảng 50 người trở lên, chi phí thật bắt đầu nằm ở chỗ dữ liệu rời rạc chứ không ở phí phần mềm. Trên 300 người và nhiều pháp nhân, thứ quyết định là phân quyền, kiểm toán và khả năng cấu hình theo từng đơn vị.

Câu hỏi thường gặp

Nên chọn phần mềm quản lý nhân sự trong nước hay nước ngoài?
Điểm khác biệt lớn nhất nằm ở tính lương. Bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân và giảm trừ gia cảnh theo quy định Việt Nam là thứ phần mềm nước ngoài thường phải tuỳ biến thêm hoặc nối sang một hệ thống lương riêng. Nếu bạn cần chấm công và lương chạy liền mạch thì đây là tiêu chí nên cân trước.
Triển khai phần mềm nhân sự thường mất bao lâu?
Tuỳ số phân hệ bật cùng lúc và độ sạch của dữ liệu cũ. Cách an toàn là chạy theo giai đoạn, mỗi giai đoạn có sản phẩm bàn giao được nghiệm thu, và chạy song song một kỳ lương để đối soát trước khi bỏ hẳn cách làm cũ.
Chi phí phần mềm quản lý nhân sự gồm những gì?
Phí theo người dùng chỉ là một phần. Hỏi thêm về phí khởi tạo, phí chuyển dữ liệu, phí mở thêm phân hệ, phí hỗ trợ sau go-live và phí mỗi lần đổi cấu hình. Cộng đủ 12 tháng rồi mới so giữa các nhà cung cấp.
Có nên đổi toàn bộ hệ thống cùng một lúc không?
Thường là không nên. Bật trước phần đang đau nhất — hay gặp nhất là chấm công và phê duyệt — rồi mở rộng sang lương và các phân hệ còn lại khi đội ngũ đã quen. Điều kiện là nền dữ liệu phải chung, nếu không mỗi lần mở rộng lại là một lần chuyển đổi.

Xem trên chính dữ liệu của bạn

Buổi demo 45 phút đi qua đúng những phân hệ đội ngũ bạn cần, dựa trên cơ cấu và chính sách của chính bạn.